Когда ставим задачу, в большинстве случаев совершаем одни и те же ошибки.
1) Плохо понимаем критерии оценки или не прописываем их совсем.
2) Размываем срок.
3) Упускаем последовательность действий.
4) Не чутки к обратной связи.
5) Забываем про других участников, от которых также зависит результат.
6) Не завершаем действие. Получается, когда нет чётких критериев (п.1) мы не понимаем, когда выходи́ть из цели..⠀
Но остался ещё один важный вопрос: а зачем нам всё это нужно? А если всё же нужно, то довольно эффективный метод работы со списком задач → Метод GTD.
5 принципов GTD по завоеванию контроля над рабочим процессом:
1) Сбор проблем воедино. Это то, о чём писала в прошлой статье.
2) Обработка задач.
3) Организация.
4) Пересмотр проблем.
5) Действия.
Пройдитесь по всем пунктам в вашем списке и проделайте с каждым из них необходимое действие. Этот алгоритм поможет ускорить и отработать до автоматизма процесс принятия решений относительно поступающей информации. Разносим по «папкам-спискам»⠀
1. Разовые задачи, которые занимают не более 2 минут.
Иногда проще выполнить и забыть то, что не требует много времени, чем стараться удержать это в памяти. Такой подход сократит и уровень стресса, и ваш список дел. Теперь мы можем приступить к разбору остальных задач.⠀
2. Проекты.
Если задание невозможно выполнить за один шаг, то это уже проект, для завершения которого необходимо планирование нескольких шагов или этапов.⠀
3. Делегирование.
Часть задач, на выполнение которых понадобится более двух минут, можно делегировать. Зачем их тогда переносить в папку? Чтобы проконтролировать)⠀
4. Задачи привязанные к времени.
Сразу внесите в свой календарь.⠀
5. Следующие действия.
Задачи ожидающие исполнения без определённого срока дела внесите в списки следующих действий, а не в календарь.⠀
6. Когда-нибудь.
Сюда вы можете разместить дела и задачи без определенного времени для завершения, более поздний срок для рассмотрения. Здесь, возможно, будут храниться ваши идеи для воплощения в жизнь.⠀
7. Архив или Справочный материал.
Этот список содержит в себе полезную в будущем информацию. Если вы решили, что вам важна эта информация, но пока не знаете куда её определить, Вы легко можете получить к ней доступ в любой момент, когда это действительно необходимо.⠀
И наконец задачи, более не требующие действий и не несущие пользы — удалите. А чтобы добиться хорошего результата, необходимо поддерживать эту систему. Регулярно обновлять и пересматривать списки.
Если этот алгоритм кажется сложноватым, то есть другой вариант сортировки списка, более простой. О нём расскажу в следующий раз.
фото обложки автор фото Н. Кузьменюк